Le Problème Résolu

Les organisations institutionnelles (conseils d'administration, assemblées générales, comités de direction) font face à une réalité fragmentée : la convocation se fait par email, les émargements se signent à la main, les votes se recueillent oralement, les procès-verbaux se rédigent des jours après. Ce morcellement génère des pertes d'informations, des délais considérables et une traçabilité quasi inexistante.

ANSUT Meeting répond à ce problème en centralisant l'intégralité du cycle de vie d'une réunion institutionnelle — de la planification à l'archivage — dans une seule interface web, fluide et temps réel. Le résultat : des réunions plus courtes, mieux documentées et dotées d'une valeur probante renforcée.

Fonctionnalités Clés

1. Création de réunion guidée par étapes
Un formulaire multi-étapes (informations générales, logistique, participants, ordre du jour, documents, votes) accompagne l'organisateur avec validation à chaque niveau. Le système supporte huit types de réunions : conseil, assemblée générale, comité, session de travail, réunion extraordinaire, revue trimestrielle, réunion annuelle. Un mode réunion express permet de créer et lancer une session en quelques secondes pour les besoins urgents.

2. Logistique intégrée
La gestion des salles inclut la vérification de disponibilité en temps réel, la configuration des équipements associés et le suivi du statut (disponible, en cours, en maintenance). L'organisateur peut également configurer la restauration (pause-café, déjeuner, dîner), le transport, l'hébergement, l'interprétation simultanée, la sténographie et l'assurance événement directement depuis le formulaire de création.

3. Invitations et confirmations de présence
Chaque participant reçoit une invitation avec une URL dédiée lui permettant d'accepter ou décliner sa participation sans avoir besoin d'un compte. La présence des invités est suivie et reflétée dans la liste de convocation.

4. Émargement numérique en séance
Lors du démarrage d'une réunion, un QR code unique est généré et projeté. Les participants scannent ce code pour s'émarginer électroniquement depuis leur mobile. La liste de présence se met à jour en temps réel dans l'interface de l'animateur, éliminant les feuilles d'émargement papier et garantissant l'horodatage de chaque entrée.

5. Signature électronique des participants
Un module dédié permet la collecte des consentements de participation via signature électronique, avec liste de présence temps réel et instructions de signature affichées à l'écran. Cette fonctionnalité confère une valeur légale aux actes de présence.

6. Votes en séance — quatre modes
Le système de vote supporte : choix unique, choix multiple, oui/non/abstention et notation par score. Les scrutins sont lancés depuis l'interface administrateur et soumis par les participants via une URL sécurisée (avec jeton temporaire stocké localement). Les résultats sont agrégés et affichés dans un tableau dédié.

7. Ordre du jour dynamique
Les points d'ordre du jour sont créés, ordonnés par glisser-déposer (dnd-kit) et assignés à un présentateur. L'avancement de chaque point est suivi en séance, avec durée estimée et indicateur de complétion.

8. Éditeur de notes structurées
Un éditeur riche (TipTap) permet la prise de notes catégorisées (Décisions, Diligences, Recommandations, Autres) en temps réel. Les notes sont attachées aux points d'ordre du jour et exportables.

9. Gestion documentaire
Les documents sont téléversés avant ou pendant la réunion, prévisualisés dans une modale dédiée et centralisés dans une bibliothèque consultable par filtres et recherche plein texte (Fuse.js). Chaque document est lié à sa réunion source.

10. Suivi des tâches et projets post-réunion
Les décisions prises se transforment en tâches assignées, avec statut (à faire, en cours, terminé) et échéance. Un gestionnaire de tâches par réunion et une vue globale "Mes tâches" (avec drag & drop pour la réorganisation) assurent le suivi des engagements. Un module Projets & Actions permet la vision transversale sur plusieurs réunions.

11. Génération automatique post-séance
À la clôture d'une réunion, la plateforme génère automatiquement la liste de présence consolidée et le récapitulatif de signature électronique, prêts à être envoyés aux participants.

12. Tableau de bord analytique
La page d'accueil présente les indicateurs clés en temps réel : réunions à venir, réunions actives aujourd'hui, salles disponibles, équipements. Deux graphiques complètent la vue : une courbe de tendance des réunions sur la période et un diagramme de distribution par type.

13. Gestion des membres et rôles
L'administration des utilisateurs couvre quatre niveaux d'accès (Admin, Manager, Utilisateur, Viewer) avec profils détaillés, historique d'activité et statistiques individuelles. L'authentification supporte le flux standard email/mot de passe, la réinitialisation sécurisée et l'intégration Microsoft Azure AD (SSO).

Valeur Métier

ANSUT Meeting transforme une réunion institutionnelle en un processus entièrement numérique et traçable. Chaque décision, chaque vote, chaque signature et chaque tâche sont horodatés, archivés et consultables. Pour les organisations soumises à des exigences de gouvernance ou de conformité, c'est un levier direct de fiabilité et de gain de temps — de la préparation au compte-rendu.