L'Agence Nationale des Systèmes d'Information de l'État (ANSUT) faisait face à un processus de traitement des factures fournisseurs entièrement manuel : des liasses de documents papier circulaient entre plusieurs directions, les validations se faisaient par paraphes successifs, et le suivi en temps réel était inexistant. Cette opacité générait des délais de paiement imprévisibles, des erreurs de traitement, et une frustration croissante chez les fournisseurs qui ignoraient l'état réel de leurs dossiers. L'enjeu était de dématérialiser ce processus de bout en bout, tout en conservant la rigueur et la traçabilité exigées par une institution publique.

La PGFF (Plateforme de Gestion des Factures Fournisseurs) répond à ce besoin : une application web enterprise-grade qui centralise l'intégralité du cycle de vie d'une facture, depuis son dépôt numérique par le fournisseur jusqu'à la confirmation du paiement, en passant par un circuit de validation multi-étapes entièrement configurable.

Fonctionnalités Clés

Circuit de validation multi-étapes (16 statuts)
Le cœur de la plateforme est un moteur de workflow configurable qui orchestre le passage d'une facture à travers jusqu'à 16 états distincts : soumission, vérification de conformité, validation DFC, certification collaborateur, certification directeur, génération du QR code sécurisé, dépôt physique, émission du chèque, et confirmation du paiement. Chaque transition est tracée, horodatée et associée à un acteur identifié.

Espace fournisseur complet
Les entreprises partenaires disposent d'un portail dédié pour soumettre leurs factures (avec gestion des brouillons), uploader la liasse documentaire requise (bon de commande, facture, bons de livraison, etc.), consulter l'état de traitement en temps réel, et recevoir des notifications à chaque étape. Un tableau de bord personnel synthétise les montants en attente, les factures en circuit, et celles déjà réglées.

Dashboard administrateur avec KPIs financiers
Les gestionnaires ANSUT accèdent à un tableau de bord analytique complet : volume total de factures par statut, montants agrégés par direction initiatrice, délais moyens de traitement, factures bloquées, et distribution par nœud du workflow. Les données sont filtrables par période, type de facture, et unité organisationnelle, avec export possible.

Gestion des engagements (contrats & marchés)
Avant toute facture, la plateforme gère les actes contractuels (bons de commande, marchés, contrats, ordres de service) auxquels chaque facture est rattachée. Les engagements disposent de leur propre cycle de vie avec suivi des montants facturés, payés et restants pour éviter tout dépassement budgétaire.

Vérification publique par QR code
À l'étape de certification, chaque facture reçoit un QR code unique qui permet à n'importe quel acteur (y compris sans compte) de vérifier l'authenticité et l'état du document via une page publique dédiée — garantie essentielle contre la fraude documentaire.

Gestion des fournisseurs et onboarding
Les administrateurs gèrent un annuaire complet des entreprises partenaires (RCCM, NIF, domiciliation bancaire, contacts), avec un workflow de validation de compte fournisseur (en attente, actif, suspendu, blacklisté). Chaque fournisseur peut avoir plusieurs comptes utilisateurs avec des permissions granulaires.

Système de rôles et permissions configurable
La plateforme distingue deux types de comptes (administrateurs ANSUT et personnel fournisseur), chacun déclinable en profils avec permissions modulaires par fonctionnalité. L'intégration Azure Active Directory permet l'authentification SSO pour les agents ANSUT.

Notifications en temps réel
Un système de notifications inbox informe chaque acteur des transitions qui le concernent : demande de validation, rejet avec motif, document uploadé, commentaire ajouté. Les notifications sont classées par priorité (normale, haute, urgente) et liées directement à la facture concernée.

Impact et Valeur Métier

Ce projet incarne la transformation numérique d'un processus critique de l'administration publique ivoirienne. Il apporte une réduction significative des délais de traitement grâce à la suppression des allers-retours papier, une traçabilité totale de chaque action via l'historique de workflow, une transparence pour les fournisseurs qui suivent leurs dossiers en temps réel, et une réduction des risques de fraude via la certification par QR code. La plateforme s'inscrit dans la stratégie de modernisation de l'État portée par l'ANSUT et illustre notre capacité à livrer des solutions enterprise complexes pour le secteur public, alliant rigueur fonctionnelle, sécurité et expérience utilisateur soignée.